Puheluiden muistiinpanot

Puheluiden muistiinpanot ovat usein vielä huonommat kuin kokouksen — keskustelu sujuu nopeasti, ja toinen käsi on puhelimessa, eikä kirjoittaminen ole helppoa. Käytännön työnkulku. Puhelun aikana kirjaa lyhyet ranskalaiset viivat — yksi tai kaksi sanaa per kohta. Älä yritä kirjoittaa kokonaisia lauseita. Kun puhelu päättyy, lisää muistiin tarvittavat lyhyet huomiot — mistä keskustelimme, mitä päätettiin, mitä sovittiin. Sitten anna nämä viivat tekoälylle ja pyydä yhteenvetoa. Tekoäly osaa muuttaa katkonaiset viivat lukuvalmiiksi muistilapuksi. Yksi käytännön huomio: puhelun jälkeen on tärkeää tehdä tämä työ heti. Jos jätät sen seuraavaan päivään, muistat huomattavasti vähemmän. Viiden minuutin sijoitus heti puhelun jälkeen säästää helposti puoli tuntia myöhempää muistelutyötä. Toinen käytännön huomio: tekoälylle annetut viivat eivät korvaa hyvää aktiivista kuuntelua. Älä luota siihen että saat tekoälyltä yhteenvedon — sinun on itse muistettava keskustelu riittävän hyvin, jotta tekoäly osaa muotoilla sen muistilapuksi. Erityinen tilanne: asiakaspuhelut. Jos puhelu käsittelee asiakkaan tietoja, samat tietosuojanäkökulmat pätevät kuin sähköpostissa. Yleistäminen tai anonymisointi ennen tekoälyyn syöttämistä on usein järkevä lähestyminen. Esimerkki yleistämisestä: 'asiakas soitti reklamaation toimitusaikataulusta, hän kertoo että tuote ei tullut sovitussa ajassa, hänelle on ehdotettu hyvitystä ilmaiseksi lisäkuukaudeksi. Hän mietti vielä ja palaa asiaan ensi viikolla'. Tämä on yleistys, jossa ei ole asiakkaan nimeä tai tarkkoja yksityiskohtia, mutta keskeinen sisältö säilyy. Käytännön ohje: pidä kalenterissa lyhyt 5 minuutin paikka jokaisen pidemmän puhelun jälkeen. Tämä on muistiinpanojen aika. Tämä on yksinkertainen muutos, joka parantaa kokonaislaadukasta puhelujen jälkityötä huomattavasti. Yhden lauseen periaate: puhelun muistilappu heti puhelun jälkeen — myöhemmin muistat vähemmän kuin luulet.

Kokeile nyt

Pidit puhelun klo 10, ja sinulla on seuraava palaveri klo 11. Milloin teet muistilapun?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi