Listaa nykyrutiinit

Auditin ensimmäinen vaihe on listaa, mitä päivisin teet. Tämä on yksinkertainen tehtävä, mutta sen huolellinen suoritus tekee koko auditin hyödylliseksi. Vaihe yksi: pidä yksityiskohtainen ajankäyttöpäiväkirja kolmesta viiteen päivän ajan. Kirjaa mitä teet, jokainen viidentoista tai puolen tunnin pätkä. Tämä on tylsää, mutta arvokasta — paljastaa missä aikasi todellisuudessa kuluu. Jos et halua tehdä päiväkirjaa, voit listata muistista. Kysy itseltäsi: 'mihin tyypillisesti käytän työpäivän?'. Lähde tunti tunnilta ja kirjaa karkeasti. Vaihe kaksi: ryhmittele tehtävät. Useimmat työpäivät jakautuvat tyypillisesti seuraavanlaisiin tehtäväryhmiin: viestintä (sähköposti, kokoukset, puhelut), kirjoitustyö (raportit, dokumentit), tutkimustyö (lukeminen, tiedonhaku), suunnittelu (kalenteri, projektit), suorittaminen (varsinainen oman alasi työ), henkilökohtainen (tauot, ruokailut). Vaihe kolme: arvioi ajankäyttö per ryhmä. Kuinka monta tuntia päivässä menee kuhunkin? Tämä on lähtötietona auditille. Vaihe neljä: tunnista pullonkaulat. Mihin ryhmään menee liikaa aikaa? Mikä tuntuu raskaalta? Mikä työntää itse alasi työtä syrjään? Esimerkki listasta tyypilliseltä toimistotyöltä: - Viestintä: 3 tuntia (sähköposti aamulla ja iltapäivällä, 2 kokousta) - Kirjoitustyö: 1 tunti (viikkoraportit, muutaman dokumentin muokkaus) - Tutkimustyö: 30 minuuttia (alan uutisten lukeminen) - Suunnittelu: 30 minuuttia (kalenterin tarkistus, prioriteettien jäsennys) - Suorittaminen: 2 tuntia (oma alan ydintyö) - Henkilökohtainen: 1 tunti (tauot, ruokailut) Tämä esimerkki paljastaa, että viestintä on suurin ajansyöjä, ja että ydintyölle jää alle puolet työpäivästä. Tämä on tyypillinen havainto ammattityössä — ja se on lähtökohta auditille. Yhden lauseen periaate: et voi parantaa ajankäyttöäsi tietämättä mihin aikasi todellisuudessa menee.

Kokeile nyt

Miksi ajankäyttöpäiväkirja on hyödyllinen auditin alussa?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi