Keskustelujen tiivistäminen järjestelmään

Yksi tekoälyn merkittävimmistä hyödyistä myyntityössä on keskustelujen muuntaminen järjestelmäkirjauksiksi. Tämä on perinteisesti ollut myyjän vihatuinta työtä. Palaverin jälkeen pitäisi avata järjestelmä, kirjoittaa muistiinpanot, korostaa luvatut asiat, ja merkitä seuraavat tehtävät. Useimmat myyjät tekevät tämän huolimattomasti tai eivät lainkaan, ja juuri se on syy, miksi asiakkuudenhallinta on yleensä huonossa kunnossa. Tekoäly muuttaa tämän asetelman. Voit antaa sille palaverin muistiinpanot ranskalaisina viivoina, sähköpostiketjun, tai puhelun litteroinnin, ja pyytää sitä tuottamaan kolme asiaa: tiivistelmän siitä mitä keskusteltiin, listan luvatuista asioista vastuuhenkilöineen, ja ehdotuksen seuraavasta toimenpiteestä. Tämä on minuutin työ tekoälyltä, ja ilman tekoälyä se olisi viidentoista minuutin työ huolellisesti tehtynä. Mutta tämäkin on käytäntö-asia, ei vain tekninen mahdollisuus. Jotta tiivistäminen toimii, sinun pitää kirjoittaa muistiinpanosi siinä muodossa, jota tekoäly osaa lukea. Ranskalaiset viivat, ydinasiat lyhyesti, kuka sanoi mitä — ei kokonaisia romaaneja, vaan tiukkaa muistia raa'asti. Kun tekoäly tuottaa tiivistelmän, kaksi periaatetta on syytä pitää mielessä. Ensinnäkin, tarkista lupaukset. Tämä on järjestelmäkirjauksen tärkein osa, ja se on myös se osa, jossa tekoäly tekee eniten virheitä. Tekoäly saattaa tiivistää epämääräisesti palaamme asiaan, vaikka todellisuudessa olisi sanottu palaan asiaan viimeistään perjantaina. Ero on iso, koska jälkimmäinen on konkreettinen lupaus, jonka voi pitää tai rikkoa, ja edellinen on pehmeä eikä siten käyttökelpoinen tehtäväksi muutettavissa. Toiseksi, tarkista nimien oikeellisuus. Tekoäly saattaa sekoittaa Maijan ja Mailan, Pekan ja Paulin, varsinkin kun lukee litteroinnista, jossa nimet on kirjoitettu epätarkasti. Yksi väärä nimi tiivistelmässä tuhoaa luottamuksen koko järjestelmäkirjauksen oikeellisuuteen. Tekoälyn kanssa toimiva työnkulku on tämä. Heti palaverin jälkeen kirjoitat itse kaksi tai kolme minuuttia ranskalaisin viivoin, mitä keskusteltiin. Annat tämän tekoälylle ja pyydät kolmea asiaa: tiivistelmä, lupaukset, seuraava toimenpide. Saat takaisin valmiin tiivistelmän, jonka tarkistat lupausten osalta huolellisesti ja muiden osien osalta nopeasti. Liimaat tiivistelmän asiakkuudenhallintajärjestelmään ja merkitset luvatut asiat erikseen tehtäviksi. Koko prosessi vie ehkä viisi minuuttia, ja lopputulos on parempi kuin se mitä useimmat tekisivät tunnissa. Yksi varoitus: tekoäly ei oikeasti ymmärrä sosiaalista kontekstia. Jos palaverissa joku sanoo jotain, joka on itseironista tai ironista, tekoäly tiivistää sen kirjaimellisesti. Esimerkiksi jos asiakas sanoo tämä olisi tietysti aivan loistava ratkaisu ironisella sävyllä, tekoäly saattaa kirjata että asiakas piti ratkaisua loistavana. Tämä on harvinainen mutta vaarallinen tilanne. Toinen varoitus liittyy luottamuksellisuuteen. Jos käytät tekoälypalvelua ulkoisesta toimittajasta, mieti tarkkaan mitä syötät sinne. Asiakaskeskustelut sisältävät usein luottamuksellisia liiketoimintatietoja, ja niiden lähettäminen tuntemattomalle palveluntarjoajalle voi rikkoa sekä asiakassopimuksia että tietosuojavelvoitteita. Yritystilauksissa monilla tekoälypalveluilla on erilliset tietoturvaehdot, ja ne kannattaa varmistaa ennen tämän työnkulun ottamista käyttöön.

Kokeile nyt

Tekoäly tiivistää palaverin näin: "asiakas oli kiinnostunut ja palataan asiaan." Mitä teet?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi