Rakenna oma ohjekirjasto

Kun olet tallentanut muutaman hyvän ohjeen, seuraava askel on järjestää ne niin, että löydät oikean silloin kun tarvitset. Yksittäiset ohjeet siellä täällä unohtuvat helposti. Järjestetty kokoelma, jota voi kutsua ohjekirjastoksi, tekee ohjeista pysyvän työkalun. Kirjaston ei tarvitse olla monimutkainen. Yksi dokumentti, johon kokoat ohjeet selkein otsikoin, riittää pitkälle. Tärkeintä on, että jokainen ohje on helppo löytää ja että näet yhdellä silmäyksellä, mihin tilanteeseen kukin sopii. Voit ryhmitellä ohjeet tehtävätyypin mukaan, esimerkiksi asiakasviestit, tiivistelmät, sisällöntuotanto ja analyysit. Hyvä käytäntö on antaa jokaiselle ohjeelle kuvaava nimi ja lyhyt selitys. Nimi kertoo mihin ohje on, ja selitys kertoo milloin sitä käytetään ja millaisen tuloksen se antaa. Tämä on sama ajatus kuin edellisen oppitunnin muistiinpano, nyt koko kirjaston tasolla. Kun ohjeita kertyy, hyvät nimet ja selitykset ratkaisevat, löydätkö oikean ohjeen sekunneissa vai etsitkö sitä turhauttavan kauan. Pidä kirjasto elävänä. Kun parannat ohjetta käytössä, päivitä myös tallennettu versio, jotta paras versio on aina kirjastossa. Kun jokin ohje osoittautuu turhaksi tai vanhentuneeksi, poista se, jottei kirjasto täyty käyttämättömistä ohjeista. Pieni ja ajantasainen kirjasto on hyödyllisempi kuin iso ja sekava. Yksi seikka kannattaa muistaa. Älä tallenna ohjeisiin tai esimerkkeihin salassa pidettäviä tietoja, kuten asiakkaiden henkilötietoja tai liikesalaisuuksia. Pidä pohjat yleisinä ja täytä arkaluontoiset tiedot vasta käyttöhetkellä, äläkä jätä niitä kirjastoon. Tämä on sama tietosuojan periaate, jonka kohtasit perusteet-kurssilla: mieti aina, mitä tietoa annat ja minne se tallentuu. Kirjaston rakentaminen kannattaa aloittaa pienesti. Älä yritä luoda kattavaa kokoelmaa kerralla. Lisää kirjastoon yksi ohje aina, kun keksit toimivan ratkaisun toistuvaan tehtävään. Muutaman viikon kuluttua sinulla on luonnostaan kokoelma, joka kattaa yleisimmät työsi tilanteet, ja se on syntynyt vaivihkaa työn ohessa. Seuraavalla oppitunnilla laajennamme kirjaston ajatuksen tiimiin: miten jaat hyvät ohjeesi niin, että koko ryhmä saa tekoälystä yhtä hyviä tuloksia.

Kokeile nyt

Mikä tekee ohjekirjastosta hyödyllisen pitkällä aikavälillä?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi