Prioriteettien jäsennys

Yksi yleisimmistä haasteista työssä on, että kiireelliset asiat syövät huomion tärkeiltä. Sähköpostit, ilmoitukset, ja viestit vaativat välitöntä reagointia, mutta isommat ja tärkeämmät projektit etenevät hitaasti. Klassinen jäsennys. Tehtävät jakautuvat neljään ryhmään kahden ulottuvuuden perusteella — kiireellisyys (kiireellinen / ei kiireellinen) ja tärkeys (tärkeä / ei tärkeä). Ryhmä yksi: kiireellinen ja tärkeä. Tee heti. Esimerkki: tuotannon häiriö, asiakkaan kriisi. Ryhmä kaksi: ei kiireellinen mutta tärkeä. Suunnittele aika. Esimerkki: strateginen suunnittelu, ammatillinen kehitys, suhteiden ylläpito. Tämä on ryhmä, joka useimmiten unohtuu. Ryhmä kolme: kiireellinen mutta ei tärkeä. Delegoi tai minimoi. Esimerkki: monet ilmoitukset, jotkin sähköpostit, kokoukset jotka eivät vaadi sinua. Ryhmä neljä: ei kiireellinen eikä tärkeä. Poista tai jätä viime hetkeen. Esimerkki: jotkin uutiskirjeet, sosiaalisen median selailut. Tekoäly voi auttaa luokittelussa. Annat sille viikon tehtäväluettelon ja pyydät jäsennyksen näihin neljään ryhmään. Tekoäly antaa ehdotuksen, ja sinä päätät. Käytännön huomio: tekoäly luokittelee usein liikaa asioita 'tärkeiksi'. Tämä on yleinen ongelma — kaikki tuntuu tärkeältä yhtä aikaa. Käytä omaa harkintaa tarkasti — todellisia tärkeitä on yleensä vähemmän kuin tuntuu. Toinen käytännön huomio: ryhmän kaksi suojaaminen on yleisin haaste. Strateginen suunnittelu, oppiminen, suhteiden ylläpito — nämä ovat asioita, jotka tuottavat suurinta arvoa pitkällä aikavälillä mutta unohtuvat helposti kiireellisten asioiden alle. Varaa kalenterissa erikseen aikaa ryhmälle kaksi. Esimerkki: 'maanantai-aamupäivä strategiselle suunnittelulle, keskiviikko-iltapäivä oppimiselle, perjantai-aamupäivä suhteiden ylläpidolle'. Nämä paikat ovat suojattuja muulta työltä. Tekoälyn rooli ryhmän kaksi suojaamisessa. Voit pyytää tekoälyä joka maanantai-aamulla muistuttamaan sinua ryhmän kaksi tärkeimmistä asioista — projektit, joita pitäisi viedä eteenpäin mutta jotka eivät ole kiireellisiä. Tämä toistuva muistutus pitää ryhmän kaksi näkyvänä. Yhden lauseen periaate: ryhmän kaksi (tärkeä mutta ei kiireellinen) suojaaminen on tuottavuuden ydin — sen unohtaminen on yleisin tuottavuuden hukkaaminen.

Kokeile nyt

Mitä tärkeintä prioriteettien jäsennyksessä on?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi