Henkilökohtainen vs. persoonaton: mistä ero syntyy

Kuvitellaan että saat sähköpostin tuntemattomalta lähettäjältä. Viestin avauslause on: Hei Maija, näin että työskentelet Yritys X:ssä myyntipäällikkönä. Toinen viesti samalla viikolla, toinen tuntematon: Hei Maija, luin LinkedInissä julkaisusi siitä, kuinka tarjouspyyntöjen vastaamiseen menee teillä neljä työpäivää, ja halusin kysyä yhden asian. Kumpaan vastaat? Suurin osa ihmisistä vastaa toiseen, jos vastaa kumpaankaan. Miksi? Ei siksi että ensimmäinen on huonosti kirjoitettu. Ei siksi että toinen on pidempi. Vaan siksi että toinen osoittaa ymmärryksen sinun tilanteestasi. Tämä on henkilökohtaisuuden ydin: viesti puhuu juuri minulle, ei mille tahansa myyntipäällikölle. Tämä erottaa henkilökohtaisen viestin persoonattomasta paljon kirkkaammin kuin sävy tai kohteliaisuusmuodot. Voit kirjoittaa erittäin kohteliaan, hyvin viimeistellyn ja sävyltään lämpimän viestin, joka on silti persoonaton, koska sen avaus ja sisältö voisivat koskea kenelle tahansa samalla nimikkeellä työskentelevää ihmistä. Ja vastaavasti voit kirjoittaa lyhyen ja jopa kömpelön viestin, joka on syvästi henkilökohtainen, koska se osuu juuri sinun viimeaikaiseen tilanteeseesi. Mistä henkilökohtaisuus oikeasti syntyy? Yhdestä asiasta: ankkurista. Ankkuri on yksi konkreettinen havainto vastaanottajasta, hänen yrityksestään tai roolistaan, joka osoittaa että lähettäjä on käyttänyt aikaa tutkimukseen. Ankkuri voi olla viittaus julkiseen kirjoitukseen, viime kuukauden uutiseen, tunnistettavaan kipukohtaan tai yrityksen omasta viestinnästä napattuun sanavalintaan. Tämä on hyvä tietää, koska se yksinkertaistaa työtä. Sinun ei tarvitse keksiä loputtomasti erilaisia avauksia, sävyjä tai allekirjoitustyylejä. Sinun tarvitsee löytää yksi hyvä ankkuri ja kirjoittaa sen ympärille viesti, joka käsittelee sitä. Loppu viestistä voi olla hyvin samankaltainen jokaiselle vastaanottajalle. Henkilökohtaisuus on alussa, ei kokonaisuudessa. Otetaan kolme esimerkkiä huonosta ja hyvästä avauksesta. Huono avaus: Hei Pekka, näin sinun profiilisi LinkedInissä ja haluaisin esitellä ratkaisumme. Tämä on persoonaton, koska se voitaisiin lähettää kenelle tahansa LinkedInissä olevalle ihmiselle. Ei ankkuria, ei syytä juuri Pekalle, ei syytä juuri nyt. Parempi avaus: Hei Pekka, lukemani mukaan Yritys X laajeni kahteen uuteen kaupunkiin viime kuussa, ja arvelin että se on tuonut myyntiprosessiin uusia haasteita. Tämä on jo henkilökohtainen, koska se sisältää konkreettisen havainnon yrityksestä ja yhdistää sen mahdolliseen kipukohtaan. Pekka tunnistaa, että lähettäjä on tehnyt vaivaa. Vielä parempi avaus: Hei Pekka, kuuntelin viime viikolla podcastia, jossa kerroit että teidän haasteenne kahden uuden kaupungin laajennuksessa oli se, että uudet myyjät jäivät ilman riittävää koulutusta ennen ensimmäisiä asiakkaitaan. Tämä toistuu monilla yrityksillä, ja siihen on olemassa toimivia ratkaisuja. Tämä on parasta tasoa: ankkuri on suora viittaus johonkin, mitä Pekka itse on sanonut julkisesti. Hän tietää että lähettäjä on kuunnellut, ei vain selaillut. Sinä saatat ajatella että näin yksityiskohtaisen ankkurin löytäminen vie liikaa aikaa. Tässä tulee tekoälyn rooli kuvaan. Sen sijaan että lukisit kaiken vastaanottajan julkisen sisällön itse, voit pyytää tekoälyä tiivistämään, mistä aiheista henkilö on viimeisen kolmen kuukauden aikana puhunut tai kirjoittanut. Saat parin lauseen yhteenvedon, josta voit poimia ankkurin. Tämä on ehkä parin minuutin työ ihmiselle, kun se ilman tekoälyä veisi puoli tuntia. Mutta — ja tämä on toistuva varoitus tällä kurssilla — tarkista ankkuri ennen kuin käytät sitä. Tekoäly voi tiivistää oikein, mutta se voi myös keksiä. Jos ankkurissasi on virhe, viestisi vahingoittaa luottamusta enemmän kuin pelkkä persoonaton viesti olisi tehnyt. Pekka muistaa pitkään, jos joku kirjoittaa hänelle viittausta podcastiin, jossa hän ei ole koskaan vieraillut. Periaate: henkilökohtaisuus syntyy yhdestä konkreettisesta ja tarkistetusta ankkurista, ei viestin pituudesta tai sävystä. Loppu viestistä saa olla toistettavaa.

Kokeile nyt

Mikä erottaa henkilökohtaisen viestin parhaiten persoonattomasta?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi