Yhden viestin anatomia

Tehdään nyt anatominen tutkimus yhdestä viestistä. Otetaan sen osat erilleen ja katsotaan mitä kunkin pitää tehdä. Tämä rakenne pätee kylmiin yhteydenottoviesteihin, eli viesteihin joiden vastaanottaja ei vielä tunne sinua. Jos vastaanottaja jo tuntee sinut, säännöt löystyvät huomattavasti. Hyvä kylmä viesti koostuu viidestä osasta: avaus, ankkuri, syy yhteydenotolle, kysymys ja allekirjoitus. Käydään ne läpi yksi kerrallaan. Ensimmäinen osa on avaus. Tämä on yhden lauseen tervehdys, johon vastaanottajan etunimi mahtuu luontevasti. Hei Pekka. Hyvää huomenta Maija. Älä keksi tähän mitään luovaa. Avauksen tehtävä on saada vastaanottaja lukemaan eteenpäin, ei vakuuttaa häntä mistään. Mitä tavanomaisempi avaus, sitä vähemmän se häiritsee. Toinen osa on ankkuri. Tämä on se yksi konkreettinen havainto, josta puhuimme edellisellä oppitunnilla. Ankkuri on tyypillisesti yhden tai kahden lauseen mittainen, ja se sijoitetaan heti avauksen jälkeen, ennen kuin puhut itsestäsi tai tarjouksestasi. Ankkurin tehtävä on osoittaa, että olet tehnyt vaivaa, ja että viestisi koskee juuri tätä vastaanottajaa. Jos ankkuri puuttuu, viesti on persoonaton, vaikka kaikki muu olisi kuinka hyvin kirjoitettu. Kolmas osa on syy yhteydenotolle. Tämä on lyhyt — tyypillisesti kahden lauseen — kuvaus siitä, miksi otat yhteyttä juuri nyt. Tämä on viestin haastavin osa, koska se vaatii sitä että yhdistät ankkurin oman tarjontasi merkitykseen. Esimerkki: koska teillä on uusia myyjiä, joiden pitää ottaa asiakkaita haltuun nopeasti, tämä on yleensä se kohta, jossa toivotaan että koulutus olisi tehtynä jo ennen ensimmäistä asiakaspalaveria. Huomaa: et vielä esitä tarjousta. Esität vain syyn, miksi keskustelu voisi olla hyödyllinen. Yksi tärkeä periaate tässä kohdassa: älä lupaa enempää kuin pystyt antamaan. Suuria lupauksia kuten säästämme teille kuukausittain kymmenen tuhatta euroa kuulostavat hyviltä mutta ovat tyypillisesti epäuskottavia. Sen sijaan lupaa pienempi ja realistisempi hyöty, jonka voit oikeasti perustella. Neljäs osa on kysymys. Tämä on viestin yksi konkreettinen pyyntö — yleensä joko yhden kysymyksen muodossa tai pyyntönä lyhyestä keskustelusta. Hyvä kysymys on sellainen, johon vastaanottaja voi vastata yhdellä lauseella, ei sellainen, joka vaatii häntä lupaamaan paljon aikaansa. Esimerkki hyvästä kysymyksestä: jäisikö parinkymmenen minuutin keskustelu mahdolliseksi ensi viikolla, vaikka vain alustavasti? Esimerkki huonosta: voisimmeko sopia tunnin esittelypalaverin, jossa esittelisimme koko ratkaisumme? Yksi pieni mutta toimiva taktiikka kysymykseen on jättää oma kalenterilinkki ulos. Linkit kalentereihin tuntuvat usein paineelta, ja vastaanottaja saattaa kokea, että hän on jo myyntiputken sisällä. Sen sijaan kysy: kävisikö sinulle keskustelu, jolloin ehdotat sopivaa aikaa. Tämä antaa hallinnan vastaanottajalle ja parantaa vastausprosentteja. Viides osa on allekirjoitus. Yhden tai kahden rivin allekirjoitus, jossa on nimi, rooli ja yhden virkkeen kuvaus siitä mitä yrityksesi tekee. Tähän kuuluu myös vastaanottajalle helpon vastauksen mahdollistava muoto — esimerkiksi suora vastaussähköposti, ei geneerinen no-reply-osoite. Allekirjoituksen tehtävä on antaa vastaanottajalle riittävästi tietoa ymmärtääkseen kuka olet, ilman että se peittää koko viestin alleen. Joitakin asioita, joita ei kannata pakottaa kylmään viestiin: koko tarjouksen kuvaus, hinnoittelu, kalvopaketti liitteenä, useita kysymyksiä, kolme yhteydenottokanavaa allekirjoituksessa, lyhenteitä joita vastaanottaja ei ymmärrä. Kaikki nämä ovat yrityksiä ahtaa yhden vastaanoton verran tietoa yhteen viestiin. Ne yleensä alentavat vastausprosenttia, eivät nosta sitä. Pituudesta: hyvä kylmä viesti on tyypillisesti sadan ja sadanviidenkymmenen sanan välillä. Tämän alle viesti tuntuu kiireiseltä eikä mahdu ankkuria ja syytä. Tämän yli viesti vaatii vastaanottajalta liian paljon aikaa. Voit testata: jos sinulla menee tämän viestin lukemiseen yli kolmekymmentä sekuntia, se on liian pitkä. Käydään läpi yksi täydellinen esimerkki, jotta näet kaikki viisi osaa yhdessä. Hei Maija. Luin viime viikolla julkaisusi siitä, että tarjouspyyntöjen vastaamiseen menee teillä neljä työpäivää. Tämä on yleinen pullonkaula, kun myyntitiimillä ei ole jaettua näkymää aiempiin tarjouksiin. Olen jutellut viime kuussa kolmen samankokoisen rakennusalan yrityksen kanssa, ja heillä on toiminut yhden työpäivän vastausaika ilman lisätyötä myyjille. Olisiko sinulle ensi viikolla parikymmentä minuuttia, jolloin voisin kertoa miten he tekevät sen? Mikko Lehtinen, myyntipäällikkö Yritys Y, joka auttaa rakennusalan yrityksiä nopeuttamaan tarjousprosessia. Tunnistat viisi osaa: avaus, ankkuri (julkaisu), syy yhteydenotolle (pullonkaula ja vertailutieto), kysymys (parinkymmenen minuutin keskustelu), allekirjoitus. Kokonaispituus reilu sata sanaa. Ei lupauksia rahasäästöistä, ei kalvopakettia, ei kalenterilinkkiä. Tällä rakenteella vastausprosentit ovat tyypillisesti useita prosentteja, kun persoonattomilla viesteillä ne ovat alle prosentin.

Kokeile nyt

Mikä on hyvän kylmän yhteydenottoviestin tyypillinen kysymys?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi