Mikä tosite on ja miksi sen lukeminen on kallista

Tosite on kirjanpidon yksittäinen rakennuspala. Yksi kuitti, yksi lasku, yksi pankkitapahtuma, yksi palkkalaskelma — jokainen näistä on tosite, joka kertoo että jokin tapahtui ja että sillä on rahallinen vaikutus yritykseen. Kun kuukauden lopussa katsotaan tuloslaskelmaa, sen jokainen rivi on lopulta johdettavissa yksittäisistä tositteista. Tositteen perustehtävä on todistaminen. Sen pitää olla riittävän tarkka, että vuosi tai viisi vuotta myöhemmin tarkastaja voi sanoa mistä tämä rivi tuloslaskelmassa tuli, kuka sen merkitsi, ja onko se kirjattu oikein. Tämä todistusvelvollisuus on syy, miksi yksinkertaisilta näyttävät tositteet vaativat huolellista käsittelyä. Yhden tositteen käsittely jakautuu tyypillisesti kolmeen vaiheeseen. Käymme ne nyt läpi nopeasti, koska palaamme jokaiseen tarkemmin tämän moduulin aikana. Ensimmäinen vaihe on lukeminen. Tämä on kirjaimellisesti sitä, että joku saa kuitin tai laskun käteensä, paperilla, sähköpostissa tai järjestelmässä, ja poimii siitä tärkeät tiedot. Päivä, summa, kuka maksoi kenelle, mistä tuotteesta tai palvelusta, mikä on arvonlisävero. Tämä on mekaaninen työ, jossa virheet ovat halpoja ja huolimattomuus pääasiallinen syy ongelmiin. Toinen vaihe on tiliöinti. Tämä on harkintaa vaativa työ: mille kirjanpidon tilille tämä tapahtuma kuuluu. Yksi kuitti voi mennä toimistotarvikkeisiin, edustuskuluihin tai matkakuluihin riippuen siitä, mihin se oikeasti liittyy. Tiliöinti vaatii tuntemusta yrityksen toiminnasta, kirjanpitolain säännöistä, ja joskus harkintaa rajatapauksissa. Kolmas vaihe on tarkistus ja vahvistus. Joku, useimmiten esimieshenkilö tai tilitoimiston vastuukirjanpitäjä, tarkastaa että tositteen lukeminen ja tiliöinti on tehty oikein, ja vahvistaa kirjauksen pysyväksi. Tämä vaihe on usein se, joka jää viimeiseksi ja joka kasaantuu kuukauden lopussa. Miksi tämä kaikki on perinteisesti kallista? Kolme syytä. Ensinnäkin, määrä. Pienelläkin yrityksellä on tyypillisesti satoja tositteita kuukaudessa. Suuremmilla tuhansia. Yhden tositteen käsittely, kun se tehdään huolellisesti, vie tyypillisesti useita minuutteja. Kerro tämä määrällä, ja yksi henkilö voi viettää pelkän tositekäsittelyn parissa useita työpäiviä kuukaudessa. Toiseksi, hajaantuneisuus. Tositteet tulevat eri muodoissa: pdf-tiedostoja sähköpostissa, paperikuitteja taskuissa, automaattisia laskuja verkossa, taloushallintojärjestelmästä noudettavia tapahtumia. Niiden kokoaminen yhteen on usein suurempi työ kuin yksittäisten tositteiden käsittely. Kolmanneksi, väsymys. Kun tehdään saman tyyppistä työtä satoja kertoja peräkkäin, virheet kasaantuvat. Tämä ei ole laiska-syytös vaan inhimillinen tosiasia: tarkkaavaisuus on rajallinen resurssi, ja sen säilyttäminen koko kuukausityön yli on lähes mahdotonta. Juuri näiden kolmen syyn vuoksi tekoäly on niin houkutteleva tähän työhön. Se ei väsy, se käsittelee yhden tositteen sekunneissa, ja se voi koota tietoja eri muodoista yhdeksi näkymäksi. Mutta — ja tähän palaamme jatkuvasti — sen virheet ovat luonteeltaan erilaisia kuin ihmisen virheet, ja siksi tarkastus pitää järjestää uudelleen, ei poistaa.

Kokeile nyt

Mistä syystä yhden tositteen käsittely on perinteisesti niin aikaa vievää?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi