Tarkistus ja vahvistus työnkulussa

Tekoäly nopeuttaa tositekäsittelyä huomattavasti, mutta vain jos tarkistus on järjestetty uudelleen, ei poistettu. Tämä on kohta, jossa monet hyvältä näyttäneet automaatiot ovat osuneet sutta — kun tarkistus jää, virheet alkavat kasaantua, ja niiden korjaaminen jälkikäteen on aina kalliimpaa kuin estäminen. Jaetaan tarkistus kolmeen pisteeseen. Ensimmäinen tarkistuspiste on lukemisen jälkeen. Kun tekoäly on poiminut tositteesta päivän, summan, arvonlisäveron ja muut tiedot, ihminen vilkaisee ne läpi ennen tiliöintivaihetta. Tämä ei tarkoita että jokainen kenttä luetaan käsin uudestaan. Se tarkoittaa että otosta otetaan — esimerkiksi joka kymmenes tosite tarkistetaan kokonaan, ja kaikki tositteet, joiden summa ylittää tietyn rajan, tarkistetaan poikkeuksetta. Tämä otanta riittää tunnistamaan systemaattiset virheet ja antaa luottamuksen kokonaisuuteen. Toinen tarkistuspiste on tiliöinnin jälkeen. Kun tekoäly on ehdottanut tiliöinnin, ihminen vahvistaa sen. Suoraan sääntöön perustuvat tiliöinnit voivat olla yhden klikkauksen hyväksyntä, mutta jokaisen tositteen kohdalla on oltava nappi, joka kertoo että ihminen on katsonut ja hyväksyy. Tämä on tärkeää sekä tarkastuksen vuoksi että vastuun vuoksi: kun jokainen kirjaus on ihmisen hyväksymä, vastuujäljitys on selvä. Kolmas tarkistuspiste on kuukauden lopussa. Ennen kuin kirjanpito suljetaan kuukauden osalta, käydään läpi yhteenvedot. Tekoäly osaa tuottaa nämä yhteenvedot helposti — esimerkiksi tiliöittäin laskettu summien jakauma, suurin yksittäinen tosite, eniten kasvanut tiliryhmä edelliseen kuukauteen verrattuna. Yhteenvedot katsoo ihminen ja vertaa niitä omaan ymmärrykseensä yrityksen toiminnasta. Jos joku luku näyttää oudolta, palataan yksittäisiin tositteisiin. Yksi tärkeä periaate: pidä tarkistuspisteiden työmäärä alle viidesosa siitä, mitä koko tositekäsittely vei aikaisemmin. Jos tarkistus alkaa viedä saman ajan kuin käsin tehty käsittely, tekoäly ei tuo enää aikahyötyä. Mutta jos tarkistus jää alle viiden minuutin per kymmenen tositetta, hyöty on todellinen ja luotettavuus säilyy. Toinen periaate: pidä tarkistuksen jälki kirjattuna. Tekoäly voi auttaa tässä: jokaiselle tarkistetulle tositteelle merkitään päivä, kuka tarkisti, ja mahdolliset huomautukset. Tämä jäljitys on arvokas, kun tilintarkastaja tai verovirasto myöhemmin kysyy, miten tositteet on käsitelty. Lopuksi: jos huomaat että tekoäly tekee saman virheen toistuvasti — vaikkapa luokittelee tietyn toimittajan tositteet väärin — palaa ohjeisiin. Lisää sääntö, joka ohjaa tämän toimittajan tositteet oikein, ja seuraavalla kuukaudella virhe häviää.

Kokeile nyt

Mikä on hyvä mittari tekoälyavusteisen tositekäsittelyn tarkistukselle?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi