Mikä tarkastusketju on ja miksi se on velvoittava

Tarkastusketju, englanniksi audit trail, on dokumentaatio siitä mitä on tehty, kuka on tehnyt sen, milloin, ja millä perusteella. Se ei ole muodollinen byrokraattinen vaatimus vaan toiminnallinen tarve: jokainen taloushallinnon kirjaus voi olla tarpeellista perustella vuosien päästä, ja ilman tarkastusketjua tämä perusteleminen muuttuu mahdottomaksi. Käytännössä tarkastusketju sisältää muun muassa nämä elementit. Ensinnäkin, tositteen alkuperäinen sisältö. Lasku, kuitti tai pankkitapahtuma säilytetään alkuperäisessä muodossaan tai sen luotettavassa kopiona. Kirjanpitolaki Suomessa edellyttää tositteiden säilyttämistä kuusi vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta; varsinaiset kirjanpitokirjat ja tilinpäätös on säilytettävä kymmenen vuotta. Toiseksi, käsittelyn päätökset. Kuka tiliöi laskun, milloin, ja mille tilille. Kuka hyväksyi maksun, milloin, ja millä perusteella. Jos myöhemmin kirjausta muutettiin, kuka muutti, milloin, ja miksi. Kolmanneksi, perustelut harkintatilanteille. Erityisesti rajatapauksissa, joissa tiliöinti tai hyväksyntä vaati pohdintaa, ratkaisu kirjataan perusteluineen. Tämä voi olla yhden lauseen kommentti tositteen yhteyteen tai pidempi muistio. Neljänneksi, käytettyjen apuvälineiden tunnistaminen. Jos kirjauksessa on käytetty laskentaohjelmaa, ulkoista palvelua tai nyt yhä useammin tekoälypalvelua, tämä tieto on osa tarkastusketjua. Tämä on uusi näkökulma, joka kasvaa merkittävyydessään tekoälyn yleistyessä. Tarkastusketjun säilyttäminen on velvoittavaa kolmesta syystä. Ensimmäinen syy on lainsäädäntö. Kirjanpitolaki velvoittaa tositteiden ja niiden käsittelyn dokumentoinnin säilyttämiseen määräajan. Sama koskee verolainsäädäntöä, joka voi tarkistaa kirjanpitoa jopa kuusi tai useamman vuoden takaisia tapahtumia. Toinen syy on tilintarkastus. Vuositilintarkastajan tehtävä on todentaa että kirjanpito on tehty oikein, ja että käytetyt menetelmät ovat olleet asianmukaisia. Ilman tarkastusketjua tilintarkastaja ei voi tehdä työtään, ja tilintarkastuslausunto saattaa jäädä epäpuhtaaksi. Kolmas syy on yrityskaupat ja muut yritysjärjestelyt. Kun yritys myydään tai sulautetaan toiseen, ostaja tutkii tarkastusketjut huolellisesti. Heikko tarkastusketju voi alentaa myyntihintaa tai estää kaupan kokonaan. Tekoälyaikana periaate ei muutu — tarkastusketju on edelleen velvoittava. Mutta sen sisältö laajenee: tekoälyn käyttö on uusi rivi, joka pitää näkyä jäljessä. Käymme seuraavalla oppitunnilla läpi miten tämä toteutetaan käytännössä.

Kokeile nyt

Miksi tarkastusketjun säilyttäminen on velvoittavaa?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi