Vastauksen lukeminen: kova ei, pehmeä ei, todellinen kiinnostus

Kun olet lähettänyt viestin, on neljä mahdollista vastausta. Ei vastausta lainkaan, kova kieltäytyminen, pehmeä kieltäytyminen ja todellinen kiinnostus. Ei-vastauksesta puhumme seuraavalla oppitunnilla, joten keskitytään nyt kolmeen muuhun. Niiden erottaminen toisistaan on jälkihoidon keskeisin yksittäinen taito. Kova kieltäytyminen on helppo. Se kuulostaa esimerkiksi näin: ei kiitos, emme tarvitse, älkää lähettäkö uusia viestejä. Suora muotoilu, ei perusteluja, ei välitilaa. Tämä on rehellinen vastaus, ja sitä kunnioitetaan. Lopeta yhteydenotot, kiitä lyhyesti vastauksesta, ja siirry seuraavaan ehdokkaaseen. Jos ehdokas kuuluu yritykseen, jossa tunnet useita henkilöitä, älä lähetä toisille henkilöille samalla viikolla — odota muutama kuukausi ennen kuin testaat eri yhteydenottokulmaa. Kova kieltäytyminen on hyvä tieto: se vapauttaa aikaasi muihin. Todellinen kiinnostus on myös melko helppo tunnistaa. Vastaanottaja vastaa konkreettisesti kysymykseesi, esittää oman kysymyksen, pyytää lisätietoja, tai ehdottaa aikaa keskustelulle. Tunnistat sen kahdesta merkistä: ensimmäinen merkki on konkreettisuus, eli vastaus käsittelee sisältöä eikä vain kohteliaisuusmuotoja. Toinen merkki on aloitteellisuus, eli vastaanottaja kysyy tai ehdottaa jotain itse, ei vain reagoi sinun kysymykseesi. Pehmeä kieltäytyminen on näiden välissä, ja se on jälkihoidon vaikein tilanne. Se kuulostaa kohteliaalta ja jättää oven raolleen, mutta on käytännössä ei. Tunnistat sen tyypillisesti näistä lauseista: kiitos viestistä, otamme yhteyttä jos tulee tarvetta; tämä on mielenkiintoinen ajatus, mutta meillä ei ole juuri nyt budjettia; palataan asiaan kun aika on sopivampi; lähetän tämän eteenpäin tiimillemme. Yhteistä näille muotoiluille on kaksi piirrettä: kohtelias sävy ja epämääräinen aika. Kun molemmat ovat samassa virkkeessä, vastaus on lähes aina pehmeä kieltäytyminen. Miksi tämä erottelu on tärkeää? Koska monet myyjät tulkitsevat pehmeän kieltäytymisen lupaukseksi ja jatkavat muistuttamista kuukausia. Vastaanottajan näkökulmasta tämä on ärsyttävää, koska hän koki vastanneensa kohteliaasti ja ymmärsi viestin merkityksen. Hänen näkökulmastaan myyjä yrittää kiertää selvän ei-vastauksen sosiaalisten muotojen kautta. Pehmeään kieltäytymiseen oikea vastaus on lyhyt kiittäminen ja yhteydenoton lopettaminen, mutta erilaisilla mahdollisuuksilla palata. Voit esimerkiksi kirjoittaa: kiitos selkeästä vastauksesta, en lähetä lisää viestejä, mutta jos tilanne joskus muuttuu, sähköpostini on tämä. Tämä jättää oven raolleen vastaanottajan ehdoilla, ei sinun, ja samalla vapauttaa sinulle ajan muihin ehdokkaisiin. Tekoälyn rooli vastauksen lukemisessa on rajattu, mutta yksi käyttötapa on hyödyllinen. Voit antaa tekoälylle saamasi vastauksen ja pyytää sitä luokittelemaan, onko se kova kieltäytyminen, pehmeä kieltäytyminen vai todellinen kiinnostus, ja perustelemaan luokittelun. Tämä on hyödyllinen tarkistus omalle tulkinnallesi, etenkin silloin kun olet itse toiveikas etkä halua nähdä ei-vastauksessa kieltäytymistä. Mutta huomaa kaksi varoitusta. Ensinnäkin, tekoäly ei tunne vastaanottajaa eikä toimialaa, joten sen luokittelussa voi olla virheitä. Käytä sitä toisena näkökulmana, älä lopullisena päätöksenä. Toiseksi, jos pyydät tekoälyä luokittelemaan vastauksen ja viittaat samalla, että toivot kiinnostusta, malli saattaa lipua optimismin puolelle, koska se sovittaa vastaustaan oletukseesi. Pyydä luokittelu neutraalisti, ilman vihjauksia siitä mitä toivot. Yksi konkreettinen esimerkki. Vastaus kuuluu näin: kiitos viestistä, tämä on mielenkiintoinen ajatus. Olemme parhaillaan kiireisiä vuosineljänneksen vaihteen kanssa, mutta otan asian pohdintaan ja palaan jos koemme sen ajankohtaiseksi. Tämä on pehmeä kieltäytyminen, vaikka sävy on lämmin ja vastaus on pidempi kuin pelkkä ei. Tunnistat sen kahdesta merkistä: kohtelias sanavalinta yhdistettynä epämääräiseen aikaan. Lyhyt oikea reaktio: kiitos rehellisestä vastauksesta, en seuraa enää erikseen, mutta jos asia joskus tulee ajankohtaiseksi, otat minuun yhteyttä. Pieni mutta tärkeä huomio: pehmeä ei säilyttää lähettäjän maineen, kun se kohdataan oikein. Vuoden kuluttua sama vastaanottaja voi olla toisessa yrityksessä, toisessa roolissa, tai uudessa tilanteessa, ja silloin hyvällä tavalla loppunut keskustelu jättää mahdollisuuden uudelle yhteydenotolle. Painostettu vastaanottaja sen sijaan muistaa lähettäjän epämiellyttävänä.

Kokeile nyt

"Kiitos viestistä, tämä on mielenkiintoinen ajatus. Otamme yhteyttä jos asia tulee ajankohtaiseksi." Miten tulkitset tämän vastauksen?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi