Muistutusviestit: kadenssi, sisältö, raja

Kun ensimmäinen viesti ei saa vastausta, eikä mitään pehmeää tai kovaa kieltäytymistä ole tullut, on muistutuksen aika. Tämä on jälkihoidon perustyö, ja sille on hyvä olla rakennettu rytmi, jota seuraat melkein automaattisesti. Yleinen ja toimiva muistutusrakenne on neljä yhteydenottoa noin kolmen viikon aikana. Ensimmäinen viesti viikolla nolla, ensimmäinen muistutus viikolla yksi, toinen muistutus viikolla kaksi, kolmas ja viimeinen muistutus viikolla kolme tai neljä. Tämän jälkeen ehdokas siirretään lepoon, ja häneen palataan vasta kuukausien kuluttua, jos ollenkaan. Tämä rytmi vaihtelee toimialoittain ja ostosyklin pituuden mukaan, mutta on hyvä lähtökohta useimmille tilanteille. Kriittinen periaate on se, että jokaisen muistutuksen pitää tuoda jotain uutta. Pelkkä toistanko vain edellisen viestini on tehoton. Se kerää vastaanottajalta saman epäkiinnostuksen kuin alkuperäinen viesti, ja antaa lisäksi kuvan myyjästä, jolla ei ole muuta sanottavaa. Jokaisen muistutuksen pitää lisätä joku konkreettinen arvo: uusi näkökulma, esimerkki toisesta yrityksestä, lyhyt artikkeli tai uutinen, kysymys, joka ei ole sama kuin alkuperäisessä viestissä. Käydään läpi kolme muistutustyyppiä esimerkkeinä. Ensimmäinen muistutustyyppi on yhden esimerkin lisääminen. Otat yhden konkreettisen tapauksen toisesta yrityksestä, ja kerrot mitä siellä saavutettiin. Esimerkki: viime viikolla samankokoinen yritys teidän toimialallanne otti tämän käyttöön ja säästi keskimäärin kaksi työpäivää viikossa. Olisiko teillä parikymmentä minuuttia kun haluatte kuulla miten he tekivät sen? Toinen muistutustyyppi on uutiseen tarttuminen. Jos vastaanottajan yrityksestä tai toimialasta on tullut uusi uutinen alkuperäisen viestin jälkeen, voit viitata siihen. Esimerkki: huomasin että kuntanne hyväksyi viime viikolla uuden rakentamissäännön, ja arvelin että se vaikuttaa teidän tarjousprosessiinne. Tämä yhdistää muistutuksesi konkreettiseen ulkopuoliseen tapahtumaan ja antaa luonnollisen syyn ottaa yhteyttä uudestaan. Kolmas muistutustyyppi on suora kysymys, jossa myönnät edellisten viestien tehottomuuden. Esimerkki: en ole saanut vastausta kahteen edelliseen viestiini, joten kysyn suoraan, onko tämä aihe sinulle relevantti vai siirränkö huomioni muualle? Tämä on rehellinen ja yllättävän tehokas viesti, koska se antaa vastaanottajalle helpon tien sanoa ei suoraan, ja monet vastaanottajat kunnioittavat tätä rehellisyyttä ja vastaavat — joko myöntäen kiinnostuksen tai sanoen kohteliaasti että nyt ei ole oikea aika. Tekoäly auttaa muistutusten luonnostelussa, kun annat sille alkuperäisen viestin, ehkä yhden viimeisen muistutuksen, ja pyydät kirjoittamaan muistutuksen, joka tuo uuden näkökulman. Tärkeintä on, että annat tekoälylle kontekstin: aiemmat viestit, vastaanottajan tilanne, mikä ankkuri alkuperäisessä viestissä oli. Ilman kontekstia tekoäly tuottaa geneerisiä muistutuksia, joissa lukee toivottavasti saitte edellisen viestini, ja niillä on huono vastausprosentti. Milloin muistuttaminen lopetetaan? Yksinkertainen sääntö on kolmen muistutuksen sääntö. Jos kolmen muistutuksen jälkeen ei tule mitään vastausta, ehdokas siirretään lepoon. Tämä ei tarkoita, että ehdokas on pysyvästi pois — voit palata häneen kolmen tai kuuden kuukauden kuluttua uudella kulmalla. Mutta aktiivisten muistutusten lopettaminen tässä vaiheessa on sekä vastaanottajan kunnioittamista että oman ajankäyttösi optimointia. Yksi mainitsemisen arvoinen poikkeus: jos ehdokas on aikaisemmin reagoinut myönteisesti johonkin viestiin mutta ei ole reagoinut viime aikoina, sääntö ei välttämättä päde. Aiempi positiivinen kontakti antaa pidemmän kadenssin: ehkä kuukauden tauko, sitten yksi yhteydenotto, kuukauden tauko jne. Tällöin et enää ole kylmässä yhteydenotossa, vaan ylläpidät olemassa olevaa suhdetta.

Kokeile nyt

Mikä on tehottomin tapa muistuttaa ehdokasta?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi