Ostolaskuprosessin ketju

Ostolasku ei ole yksittäinen tapahtuma vaan ketju, jossa yhden laskun matka saapumisesta maksuun voi viedä päiviä, viikkoja tai joskus kuukausia. Tämä ketju on perinteisesti hidasteinen, ja juuri sen vuoksi se on yksi taloushallinnon kalleimpia työvaiheita. Käydään ketju läpi vaihe vaiheelta, niin että ymmärrät missä kohdissa tekoäly tuottaa todellista hyötyä. Ensimmäinen vaihe on vastaanotto. Lasku saapuu sähköpostiin pdf-tiedostona, verkkolaskuna johonkin järjestelmään, paperilla postissa tai jossain harvinaisemmassa muodossa. Vastaanotto on perinteisesti vaatinut, että joku ihminen tarkistaa että lasku on oikein osoitettu, että se on luettavissa, ja että se kuuluu yritykselle. Toinen vaihe on tietojen poiminta. Laskusta luetaan toimittaja, laskunumero, maksupäivä, eräpäivä, viitenumero, loppusumma, arvonlisävero ja tuoteriveiltä yksittäiset summat. Tämä työ on samaa kuin tositteiden lukeminen yleensä, mutta tarkkuusvaatimus on korkeampi, koska näiden tietojen perusteella tehdään maksumääräys. Kolmas vaihe on kohdistaminen. Lasku pitää kohdistaa joko ostolaskutilaukseen, kustannuspaikkaan, projektiin tai vapaaseen kulukirjaukseen. Tämä vaihe vaatii tietoa yrityksen omasta toiminnasta — onko tämä lasku osa joitakin aikaisemmin tehtyä tilausta, vai onko se irtokulu — ja se on yksi tyypillisistä pullonkauloista. Pienissä yrityksissä kohdistuksen tekee yksi henkilö, ja kun hän on lomalla, koko ketju seisoo. Neljäs vaihe on hyväksyntä. Lasku menee hyväksyntäkierrokselle, jossa siitä vastuussa oleva esimieshenkilö hyväksyy maksun. Tämä on usein laskun matkan hitain vaihe, koska esimieshenkilöt ovat kiireisiä eivätkä reagoi heti. Pahimmillaan laskut myöhästyvät erääntymisestä jo hyväksyntäkierroksella. Viides vaihe on tiliöinti. Hyväksytty lasku tiliöidään kirjanpidon tilille, kuten edellisessä moduulissa puhuimme. Ostolaskuille tiliöinti on tyypillisesti suorempi sääntö kuin satunnaiselle kuitille, koska sama toimittaja toistuu kuukaudesta toiseen samanlaisella laskulla. Kuudes vaihe on maksumääräyksen tuottaminen. Tämä on yksisuuntainen tapahtuma: kun maksumääräys lähtee pankkijärjestelmään, raha siirtyy. Virheellinen maksumääräys on rahaa pois yritykseltä, ja sen palauttaminen vaatii toista osapuolta — toimittajaa tai pankkia — sekä tyypillisesti aikaa. Tämän vaiheen virheet ovat kalliimpia kuin minkään muun vaiheen virheet. Seitsemäs ja viimeinen vaihe on täsmäytys. Kun maksu on tehty, sen pitää näkyä pankkitilin tapahtumissa, ja se täsmäytetään alkuperäiseen laskuun. Täsmäytys on lopullinen vahvistus että koko ketju on suoritettu oikein. Tekoäly tuo merkittävää nopeutta vaiheissa kaksi (tietojen poiminta), kolme (kohdistaminen, kun säännöt on koodattu), viisi (tiliöinti) ja seitsemän (täsmäytys, kun pankkitapahtumat ovat saatavilla). Vaiheissa yksi (vastaanotto, kun se vaatii vastaanottavan päätöksen), neljä (hyväksyntä) ja kuusi (maksumääräys) tekoäly on apulainen, ei toimija. Käsittelemme seuraavissa oppitunneissa tarkemmin sitä, missä rajat menevät.

Kokeile nyt

Missä vaiheessa ostolaskuketjua tekoäly tuo eniten nopeutta?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi