Tekoälyn vahvuudet ostolaskussa

Käydään tarkemmin läpi ne vaiheet, joissa tekoäly on todellinen apu, ja miten se ohjataan toimimaan luotettavasti. Aloitetaan tietojen poiminnasta, koska se on lähtökohta kaikelle muulle. Ostolaskusta poimittavat tiedot ovat tyypillisesti samat joka kerta: toimittaja, laskunumero, päivä, eräpäivä, viitenumero, loppusumma, arvonlisävero ja tuoterivien summat. Tekoäly lukee nämä parista sekunnista pariin kymmeneen sekuntiin per lasku, riippuen mallista ja laskun monimutkaisuudesta. Vertailun vuoksi: käsin tehtynä sama poiminta vie yhdestä viiteen minuuttia per lasku, ja virhetaso on samaa luokkaa kuin tekoälyllä, koska ihmisen tarkkaavaisuus rapistuu kun samaa työtä tehdään peräkkäin. Tärkein ohje tekoälyn poiminnalle: anna sille tarkka pyyntö rakenteesta, jossa haluat tiedot. Esimerkki: poimi tästä laskusta seuraavat tiedot ja palauta ne taulukkona — toimittaja, laskunumero, päivä, eräpäivä, viitenumero, loppusumma, arvonlisävero. Jos jokin kenttä puuttuu, jätä se tyhjäksi ja merkitse se erikseen. Tämä tuottaa luotettavamman tuloksen kuin yleinen pyyntö lue tämä lasku. Toinen kohta on kohdistus. Lasku pitää sijoittaa oikealle ostotilaukselle, kustannuspaikalle tai projektille. Tämä on alue, jossa tekoäly hyötyy aikaisemmin koodatusta sääntökannasta. Anna sille tietona luettelo toimittajistasi kuvauksineen, kustannuspaikoistasi tai projekteistasi, ja kerro mikä ohjaa kohdistusta. Esimerkki: tämän toimittajan laskut menevät aina kustannuspaikalle markkinointi. Tämän toisen toimittajan laskut kohdistetaan projektiin, jonka numero on laskun selitteessä. Kolmannen toimittajan laskut tarkistetaan käsin. Kun säännöt ovat olemassa, tekoäly osaa tehdä oikean kohdistuksen tyypillisesti yli yhdeksänkymmenen prosentin osumatarkkuudella. Jäljelle jäävät tapaukset ovat niitä, joissa konteksti puuttuu — esimerkiksi uusi toimittaja, jonka säännöistä ei vielä ole tietoa. Kolmas kohta on tiliöinti, joka on monilta osin samaa kuin edellisessä moduulissa käsiteltiin. Ostolaskuissa tiliöinti on usein helpompaa kuin satunnaisissa kuiteissa, koska sama toimittaja palaa kuukaudesta toiseen samanlaisilla laskuilla. Tekoäly osaa muistaa edellisen kuukauden tiliöinnit ja ehdottaa samoja seuraavalle kuukaudelle, ellet ohjeista toisin. Neljäs kohta on täsmäytys. Tämä on usein unohdettu mutta tärkeä vaihe, jossa pankkitilin tapahtumat verrataan kirjattuihin maksumääräyksiin. Tekoäly osaa katsoa pankkitilin transaktioluettelon ja yhdistää sen ostolaskukantaan, kertoen mitkä laskut on maksettu, mitkä eivät vielä näy, ja mitkä pankkitapahtumat eivät täsmää minkään tunnetun laskun kanssa. Erityisen hyödyllinen on tämä viimeinen tieto: ei-täsmäävät pankkitapahtumat. Ne voivat olla erehdyksessä lähetettyjä maksuja, palautuksia, automaattisia veloituksia, joita ei ole kirjattu — tai pahimmassa tapauksessa luvattomia veloituksia. Tekoäly auttaa nostamaan nämä esiin järjestelmästä, jossa ne muuten huomattaisiin vasta kuukausien kuluttua tilintarkastuksessa. Viidentenä yleisenä periaatteena: rakenna jokaisesta tekoälyn ostolaskutehtävästä taulukkomuotoinen tulos. Tämä tarkoittaa että et pyydä tekoälyä kuvailemaan laskua tekstinä, vaan tuottamaan sinulle taulukon, jossa on rivejä ja sarakkeita. Taulukkomuotoinen tulos on helppo viedä taloushallintojärjestelmään, ja se on myös helpompi tarkistaa silmäilemällä. Kun pyydät teksti-kuvaa, saat sujuvaa puhetta, jossa tärkeät tiedot ovat hajallaan ja virheet vaikeammin huomattavia. Taulukko paljastaa virheen yhdellä silmäyksellä — kahdesti sama numero, tyhjäksi jäänyt kenttä, epäjohdonmukaisuus rivien välillä.

Kokeile nyt

Mikä on tehokkain tapa pyytää tekoälyä poimimaan tiedot ostolaskusta?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi