Mitä on henkilötieto ja pankkitieto taloushallinnossa

Aloitetaan siitä mitä tietoa taloushallinnossa käsitellään päivittäin, ja mikä siitä on erityissuojattua. Tämä on hyvä tarkistaa, koska monet käsittelijät eivät huomaa kuinka paljon arkaluonteista tietoa kulkee heidän kättensä kautta. Henkilötiedoiksi kutsutaan kaikkea tietoa, joka voidaan yhdistää yksittäiseen ihmiseen suoraan tai välillisesti. Taloushallinnossa tämä koskee selvästi palkkalaskelmia, henkilötunnuksia ja pankkitilinumeroita, mutta yhtä lailla myös työsähköposteja, tilauksien yhteyshenkilöitä, asiakaskuittien nimitietoja ja matkustajalistoja. Niin sanottuja erityisiä henkilötietoja ovat tiedot, jotka kuvaavat henkilön terveyttä, ammattiyhdistystoimintaa, uskonnollista tai poliittista vakaumusta tai vastaavia herkkiä asioita. Taloushallinnossa nämä näkyvät tyypillisesti vakuutuslaskelmissa, terveydenhuoltokuluissa, ja joskus kulukorvauksissa, joissa selitteenä saattaa olla sairauteen tai poliittiseen kokoukseen liittyvä viittaus. Pankkitiedot ovat oma erityisalueensa. Tilinumero, viitenumerot, maksuliikenteen historiat ja saldot — kaikki nämä ovat tietoa, joiden pääsemistä vääriin käsiin ohjataan erikseen sekä lainsäädännöllä että pankkien sopimusehdoilla. Taloushallinnossa pankkitietoja käsitellään päivittäin: ostolaskut, palkkatilaukset, myyntilaskut, pankkitilien täsmäytys. Yritystiedot ovat tyypillisesti vähemmän suojattuja kuin henkilötiedot — yritys on oikeushenkilö, joka on muutenkin julkisessa rekisterissä. Mutta yritystiedoista voi rakentua kuvaa, joka on liiketoiminnallisesti arkaluonteinen. Esimerkki: yhden yrityksen yksittäisten asiakkaiden lista, hintatasot eri asiakkaille, tai tunnistettavat alennusrakenteet. Nämä ovat liikesalaisuuksia, joiden vuotaminen voi vahingoittaa yritystä, vaikka mitään yksittäistä henkilöä ei tunnistettaisi. Käytännön sääntö taloushallinnon ammattilaiselle: ole erityisen tarkkana kolmen tietotyypin kanssa. Henkilön tunnistettavissa olevat tiedot — nimi yhdistettynä rooliin, sähköpostiin tai henkilötunnukseen. Pankkitilinumerot ja maksuliikennetiedot. Liiketoiminnallisesti arkaluonteiset koonnit — kuten asiakaslistat, marginaalitiedot tai kustannusrakenteet. Tämä luokittelu vaikuttaa siihen mitä tietoa voi syöttää mihin palveluun. Käymme tämän tarkemmin läpi seuraavalla oppitunnilla.

Kokeile nyt

Mikä seuraavista on henkilötietoa, jonka käsittelyyn liittyy erityisvelvoitteita?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi