Mihin tekoälypalveluun saa syöttää mitä

Tekoälypalvelut jakautuvat tietosuojan kannalta kahteen pääluokkaan, ja niiden erottaminen on yksi tärkeimmistä päätöksistä, jonka teet tekoälyn käyttöönotossa taloushallinnossa. Ensimmäinen luokka on kuluttajaversiot. Nämä ovat selaimessa ilman erillistä yrityssopimusta käytettäviä palveluita. Niiden ehdoissa palveluntarjoaja tyypillisesti varaa oikeuden käyttää syötettyä tietoa palvelun kehittämiseen — eli sinun tekstisi voi päätyä mallin opetusdataan tai analytiikkaan. Käytännössä tämä tarkoittaa että et voi luotettavasti hallita, mihin syöttämäsi tieto päätyy. Kuluttajaversioon ei pidä syöttää henkilötietoja, pankkitietoja eikä liiketoiminnallisesti arkaluonteisia tietoja. Tämä koskee myös sähköpostiketjuja, joissa nämä tiedot ovat osana keskustelua. Jos kysyt kuluttajatekoälyltä auta minua kirjoittamaan vastaus tähän palkkatilausta koskevaan viestiin, ja liität viestin alle koko ketjun, olet vuotanut ketjussa olevat henkilötiedot palveluntarjoajalle. Mitä kuluttajaversiossa voi tehdä taloushallinnon työssä? Yleisen tason kysymyksiä, kuten 'miten käyttökate lasketaan', 'mitkä kulut yleensä kuuluvat edustustileihin Suomen kirjanpitokäytännössä', tai 'kirjoita esimerkki kohtuullisesta laskutusehdosta'. Nämä eivät sisällä yritystäsi koskevaa erityistietoa eivätkä henkilötietoja. Toinen luokka on yritystason palvelut. Nämä ovat samojen tekoälypalveluiden yritysversioita, joissa on erillinen sopimus tietoturvasta. Tyypillisesti sopimus sisältää lupauksen siitä, ettei syötettyä tietoa käytetä mallin kouluttamiseen, että tieto säilytetään määritellyssä maantieteellisessä alueessa (esimerkiksi Euroopan unionissa), ja että palvelussa on tarkastusketju siitä, kuka mitä on syöttänyt. Yritystason palveluun voi syöttää enemmän tietoa, mutta ei kaikkea automaattisesti. Erityisen herkkien tietojen — esimerkiksi terveydenhuoltokulujen yksityiskohdat tai liikesalaisuudet — käsittelyssä on edelleen syytä konsultoida tietoturvasta vastaavaa henkilöä yrityksessäsi tai ulkopuolista tietosuojakonsulttia. Käytännön suositus: jokaisen taloushallinnon ammattilaisen pitäisi tietää oman yrityksensä tekoälyn käyttöpolitiikka. Mikä palvelu on hyväksytty? Onko siitä yritystason sopimus? Mitä tietoja saa syöttää, mitä ei? Mihin saa kysyä uusia käyttötapauksia? Jos näihin kysymyksiin ei ole vastauksia, niitä on syytä kysyä esimieshenkilöltä tai tietoturvasta vastaavalta ennen ensimmäistä syöttöä. Yksi varottava väärinkäsitys: monet työntekijät käyttävät kuluttajaversioita työasioihin sanomalla 'ei mun teksteissäni ole arkaluonteista'. Tämä on usein totta yhdellä tasolla, mutta jää huomaamatta että pieni tieto, kuten asiakkaan nimi, sisäinen projektikoodi tai työpaikan sähköpostiosoite, voi kerrottuna riittävän monta kertaa muodostaa kuvan, jota ei haluttu ulos. Suosittele yrityksessäsi yhden palvelun käyttöä, jolla on yritystason sopimus, ja vaihda kaikki työkäyttö siihen — niin et joudu tekemään päätöstä rivi riviltä. Lopuksi periaate: tekoälypalvelu, jonka sopimusehtoja et tunne, on samanveroinen kuin pilvipalvelu, jonka sopimusehtoja et tunne. Sinne ei syötetä henkilötietoja eikä yrityksen liikesalaisuuksia. Tämä on yksinkertainen sääntö, joka säilyttää tilanteen hallinnassa.

Kokeile nyt

Sinulla on selaimessa avoinna ilmainen tekoälypalvelu, ja haluat pyytää apua sähköpostin kirjoittamiseen koskien palkkatilausta erityispalkkion kanssa. Mitä teet?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi