Tarkistuspisteet ja tarkastusketjun kirjaaminen

Kolmas vaihe pilotissa on tarkistuspisteiden ja tarkastusketjun rakentaminen. Tämä on kohta, jossa pilotti eroaa kokeellisesta kokeilusta valvotuksi pilotiksi: jokainen päätös on jäljitettävissä, ja virheet löytyvät ennen kuin ne ehtivät päätyä tarkastettavaan kirjanpitoon. Käytä ohjeena moduuli 1:n kolmea tarkistuspistettä. Niiden konkreettinen toteutus pilotissasi voi näyttää tältä. Ensimmäinen tarkistuspiste: tietojen poiminnan jälkeen. Otetaan otokset 10 prosentista ostolaskuista — eli jos kuussa on 100 laskua, tarkistetaan 10 käsin lähde-pdf-tiedostoa vasten. Lisäksi tarkistetaan poikkeuksetta kaikki, joiden loppusumma ylittää tietyn kynnyksen, vaikkapa 5 000 euroa. Jos otoksessa löytyy systemaattinen virhe, sitä tutkitaan tarkemmin ja korjataan ohjeita. Toinen tarkistuspiste: tiliöinnin ja kohdistuksen vahvistuksen yhteydessä. Jokaiselle laskulle vastuuhenkilö katsoo ehdotuksen ja hyväksyy sen yhdellä klikkauksella, jos se on selvästi oikea. Jos ehdotus on epäselvä tai poikkeaa odotuksesta, hyväksyntä siirtyy katsomaan tarkemmin ja päivittämään tarpeen mukaan. Kolmas tarkistuspiste: kuukauden lopussa kokonaiskatsauksena. Tekoälyä pyydetään tuottamaan yhteenveto kuukaudesta — kuinka monta laskua käsiteltiin, paljonko summia per tiliryhmä, mikä oli kasvanut tai laskenut edellisestä kuukaudesta. Tämä yhteenveto verrataan omaan ymmärrykseen yrityksen toiminnasta, ja epäjohdonmukaisuudet selvitetään. Tarkastusketjun kirjaaminen toteutetaan käytännössä kahdella tasolla. Yleinen taso: pidät päivitettyä yhden sivun mittaista 'Tekoälyn käyttö taloushallinnossa' -dokumenttia, jossa kuvaat käytetyn palvelun, version, ohjeet ja säännöt. Tositekohtainen taso: jokaiseen tositteeseen merkitään lyhyt rivi tyyliin 'tekoäly ehdotti tiliöinnin X, ihminen vahvisti'. Yhden sivun dokumentti on iso työ vain ensimmäisellä kerralla. Sen jälkeen sen ylläpito on muutaman minuutin työ kuukaudessa, kun otat mukaan uudet säännöt tai poikkeukset. Tositekohtaiset merkinnät ovat sekunnin työ per tosite, jos taloushallintojärjestelmäsi tukee niitä. Lopuksi käytännön ohje: pidä tarkistuspisteiden työmäärä pieni mutta säännöllinen. Jos otanta on liian iso, pilotti hidastuu eikä saa siitä mitattua hyötyä. Jos otanta on liian pieni, virheet luiskahtavat läpi. Kymmenen prosenttia ja kynnysarvojen ylittäneiden tarkistus on hyvä lähtökohta, jota säädetään virheiden määrän mukaan.

Kokeile nyt

Pilottikuukauden ostolaskuista on 200. Mitä on kohtuullinen tarkistuksen otanta?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi