Aja pilottikuukausi

Neljäs vaihe on ajaminen. Pilottikuukauden aloitat ensi viikolla — älä siirrä sitä kuukauden päähän, koska pilotti perustuu siihen että muistat tehdyt päätökset ja niiden perustelut tuoreessa muistissa. Pilottikuukauden aikana tee neljä asiaa joka viikko. Mittaa aikaa. Käytä yksinkertaista ajastinta, joka käynnistyy kun aloitat vaiheen ja pysähtyy kun olet valmis. Kirjaa kokonaisaika ja erikseen aika, joka kuluu tekoälyn ohjaamiseen ja tarkistukseen. Vertaa tulosta perinteiseen tapaan — joko muistosta tai aikaisempien kuukausien keskiarvosta. Mittaa oikeellisuus. Otostarkistuksesta kirjaa montako tositetta oli oikein, montako puutteellista ja montako väärin. Tyypillisesti ensimmäisen kuukauden oikeellisuus on 70–85 prosenttia. Jos se on selvästi alle, pilotti vaatii ohjeiden tarkennusta. Jos se on selvästi yli, voit harkita tarkistuksen vähentämistä toisessa kuukaudessa. Kirjaa poikkeukset ja päivitä sääntökanta. Kun löydät tositteen, jota tekoäly ei käsitellyt oikein, kirjaa syy: oliko ohje epäselvä, puuttuiko sääntö, vai oliko tositteen laatu heikko. Lisää tarvittava sääntö tai tarkennus tekoälyn ohjeisiin niin että seuraavalla viikolla sama virhe ei toistu. Pidä yhteenveto helposti löydettävässä paikassa. Muistio tai jaettu dokumentti, jossa on viikoittaiset luvut (aika, oikeellisuus, virhetapaukset). Tämä yhteenveto on koko pilotin lopputuote, ja siitä päätetään jatko. Pilottikuukauden lopussa tee neljä päätöstä. Ensimmäinen päätös: oliko pilotti onnistunut? Hyvä mittari on että aikaa säästyi vähintään puolet entisestä ja oikeellisuus on yli 90 prosenttia kuukauden lopussa. Jos molemmat täyttyvät, pilotti onnistui ja vaiheen voi siirtää pysyvään käyttöön. Toinen päätös: mitkä ohjeet vakiintuvat osaksi käytäntöä? Pilotin aikana opitut säännöt, poikkeukset ja tarkennukset kirjataan pysyväksi osaksi 'Tekoälyn käyttö taloushallinnossa' -dokumenttiasi. Kolmas päätös: mikä seuraava vaihe pilotoidaan? Älä siirry kahteen pilottiin yhtä aikaa — keskittyminen jakautuu ja molempien laatu kärsii. Aloita uusi pilotti vasta kun ensimmäinen on vakiintunut. Neljäs päätös: mitä viestit muille? Jos olet tehnyt pilotin osana tiimiä, jaa havainnot — sekä onnistumiset että opitut virheet. Tämä auttaa muita välttämään samoja sudenkuoppia ja levittää oppia organisaatiossa.

Kokeile nyt

Pilottikuukauden lopussa havaintosi on: aikaa säästyi 40 % ja oikeellisuus on 80 %. Mitä teet?

Tallenna edistymisesi ja oma oppimisyhteenvetosi